Конечно, пересылка вложений документов по электронной почте — это целое искусство, в котором могут запутаться и самые опытные офисные работники. Вместо того, чтобы радоваться простоте и быстроте передачи информации с помощью электронной почты, мы часто оказываемся в ловушке бесконечных версий документов, нескончаемых писем со слегка измененными вариантами файлов и крылатых имен файлов, которые могут покорить даже самую храбрую душу.
Давайте разберемся, почему именно пересылка вложений документов по почте может стать источником таких забавных ситуаций.
Во-первых, давайте поговорим об именах файлов. В офисном мире существует целое искусство названий для файлов, особенно когда дело касается документов, которые проходят через несколько версий.
Например:
— «Отчет_квартал_FINAL_FINAL_v2.docx»
— «Презентация_новая_FINAL_FINAL_APPROVED_v4.pptx»
— «Договор_последний_FINAL_THIS_ONE_REALLY_FINAL.doc»
Такие имена файлов могут вызвать улыбку на лице даже у самого серьезного начальника или коллеги.
Хотя иногда в этой каше из FINAL и APPROVED можно запутаться не хуже, чем в лабиринте.
Во-вторых, о версиях документов. Казалось бы, в облачных сервисах, таких как Google Docs или Microsoft SkyDrive, нет необходимости в постоянных версиях файлов. Но, как показывает практика, любой офисный работник найдет способ порадовать коллег версиями «№327 ФИНАЛЬНЫЙ» или «ОКОНЧАТЕЛЬНО И БЕЗ ОБРАТНОГО ПУТИ».
И все бы ничего, если бы это не стало причиной путаницы и ошибок.
А теперь давайте сведем все наши проблемы с пересылкой документов по почте в юмористический анекдот:
— Какой самый быстрый способ превратить офисный документ в абсолютный беспорядок?
— Просто вышлите его всем коллегам и попросите внести свои правки, сохранить себе и отправить обратно. Гарантированно получите 20 версий с названиями «ФИНАЛЬНЫЙ», «ОКОНЧАТЕЛЬНЫЙ», «ИТОГОВЫЙ», «БЕЗ ПРОБЕЛОВ», «НОВЫЙ», «ПОСЛЕДНИЙ» и «НАСТОЯЩИЙ». Enjoy!
Но, конечно, все эти заморочки можно не замечать, если использовать облачные сервисы для работы с документами.
Они позволяют удобно редактировать файлы онлайн без необходимости постоянно пересылать их по почте. Кроме того, в облаке хранится всегда актуальная версия документа, и вы можете видеть все изменения, сделанные вашими коллегами.
И вот еще небольшой анекдот на тему офисных переписок:
— Что делать, если у вас на почте висит документ с названием «ФИНАЛЬНЫЙ» в десятый раз?
— Просто добавьте к названию «ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ФИНАЛЬНЫЙ, БОЛЬШЕ НЕ ТРОГАТЬ» и отправьте обратно коллеге.
Посмотрим, сколько раз это документ будет еще версией «ФИНАЛЬНЫЙ».
В итоге можно сказать, что пересылка документов по почте может быть источником веселья и неожиданных ситуаций в офисной жизни. Однако, чтобы избежать бесконечного переливания из пустого в порожнее и создания армии «форков» документов, лучше всего использовать современные облачные сервисы и инструменты для совместной работы.
Ведь в конечном итоге смех смехом, но работа должна быть сделана!