Электронная переписка в деловом мире — это что-то вроде специфического ремесла, где каждое слово, каждая запятая важны, как при медитации. А письма с деловыми предложениями порой могут быть настолько запутанными, что в их чтении можно потеряться, как в английских джунглях.
Но, конечно, это хорошо, что есть люди, которые помогают разобраться в этой нелегкой задаче, как, например, Джефри Джеймс со своими 6 шагами.
На самом деле, в деловой переписке порой могут случаться забавные недоразумения из-за неверного понимания написанного. Например, есть анекдот про инженера, который получил следующее электронное письмо от своего коллеги: «Уважаемый Василий, возвращаю ваш диск с исправлениями».
Инженер смотрит на рабочий стол – диска нет. Потом уходит в киоск чтобы купить диск, заходит обратно и отвечает: «Уважаемый Иван Петрович, благодарю за доставленный диск, теперь у меня вся информация под рукой».
Коллега, поняв, что был непонятен, отвечает: «Извините, вернул Вам диск с излишней аммониевой солью. Он не ваш.» Забавные недоразумения могут происходить даже на основе самых коротких и точных писем, если их воспринимать буквально.
Но Джефри Джеймс нас учит, что есть определенные шаги, которые помогут составить правильное и убедительное деловое письмо. Например, я согласен с его советом начинать письмо с заключения и сразу переходить к делу.
Ведь в деловом мире времени на литературные фигуры не хватает, нужно сразу понимать, о чем идет речь. Как в анекдоте про программистов, которые открыли банку туши с говядиной, чтобы поесть ее, и пишут администратору: «Мы открыли банку, а где кнопка ‘Плюс мясо’?».
Поддерживать аргументы и доказательства — это еще один существенный момент в письмах. Вот, например, анекдот на эту тему: «Муж пишет жене письмо: «Милая, я уже месяц потерял паспорт в командировке, напомни, пожалуйста, ФИО». Здесь доказательство потери паспорта служит для того, чтобы убедить жену в серьезности ситуации и помочь ему.
Ну и, конечно, призыв к действию в конце делового письма — это важно.
Такой момент можно изобразить, например, анекдотом про двух парней, которые шли мимо соседнего дома, откуда слышались крики. Один из парней сказал: «Наверное, стоит вас защитить тех бедолаг?» — «А зачем?» — ответил второй, — «Как и раньше: пусть они вас сами учитывают».
Конечно, в деловой переписке важно помнить и о том, чтобы строка темы была информативной и привлекательной, чтобы заинтересовать получателя. Вспоминается анекдот про старомодного дедушку, который пытался написать электронное письмо своей внучке с темой: «Здоровья тебе и радости», но случайно отправил письмо со строкой темы: «Как садить лук — советы для тебя».
И вот, когда все эти правила и советы усвоены, можно написать такое убедительное деловое письмо, что получатель не сможет отказать.
Главное — не перепутать доказательства с дисками, а решение с аммонием.